1. INTRODUCCIÓN

El derecho de Hábeas Data se trata de un derecho de carácter fundamental reconocido por el artículo 15 de la Constitución política de Colombia, y consiste en el derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada, teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social las compañías responsables realizan operaciones de tratamiento de datos, es su deber respetar este derecho y, en virtud de ello, cumplir con las obligaciones derivadas del régimen de protección de datos personales que desarrolla el derecho constitucional de habeas data.
El presente texto se crea en virtud de las obligaciones derivadas del régimen de tratamiento de datos personales (Estatutaria 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013 incorporado en el decreto 1074 de 2015, Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás normas concordantes y complementarias) y en él se definen los responsables, las finalidades del tratamiento de los datos, los canales de atención entre otros.

2. RESPONSABLES

Tendrán la calidad de RESPONSABLES y les serán aplicables los términos contenidos en esta política a las siguientes empresas:

• AUTOLAND S.A.S.
  Nit. 900569531 – 7
  Domicilio: Bogotá
  Dirección: Avenida Carrera 70 # 95-15
  Correo electrónico: pqr@autoland.com.co
  Teléfono: 601 6529666 – 601 8041865

• VEHICULOS DEL CAMINO S.A.S
  Nit. 811.010.832-6
  Domicilio: Medellín
  Dirección: Calle 31 43ª 03 Medellín
  Correo electrónico: pqr@autoland.com.co
  Teléfono: 604-6050025

• CONSULTORES DE SEGUROS AUTOLAND LTDA
  Nit. 900630443-7
  Domicilio: Bogotá
  Dirección: Avenida Carrera 70 # 95-15
  Correo electrónico: pqr@autoland.com.co
  Teléfono: 3104180192

En adelante en esta política se hará referencia a ellos como LOS RESPONSABLES

3. OBJETIVO

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y el decreto 1074 de 2015, así como de las demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten en esta política, LOS RESPONSABLES establecen las pautas necesarias para proteger los Datos Personales de los Titulares, así como la finalidad de la recolección de la información, sus derechos, las obligaciones LOS RESPONSABLES, los canales de atención de consultas y reclamos, los procedimientos para atención de los mismos, y la vigencia de las bases de datos. 

4. ALCANCE

La presente política es aplicable a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de LOS RESPONSABLES incluidas en ella las bases de datos de socios, clientes, empleados, candidatos y postulantes, proveedores y en general cualquier tercero y es también aplicable a las bases de datos que se encuentren en poder de los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de LOS RESPONSABLES y serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de LOS RESPONSABLES así como por los Encargados con las limitaciones y restricciones que la propia Ley establece, siempre que no se trate de información pública. Esta política será también aplicable cuando LOS RESPONSABLES actúen en calidad de encargados respecto de los datos de terceros.

5. DEFINICIONES:

Serán aplicables a esta política y en general a las obligaciones del régimen de tratamiento de datos personales las siguientes definiciones:

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, (en adelante “Aliados”).
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Trasmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Listado de propietarios de vehículos: Conjunto organizado de datos personales que demuestren o indiquen la propiedad, tenencia o posesión de uno o más vehículos comercializados por Vehículos del Camino u otras empresas o personas o que hayan adquirido bienes o servicios en Vehículos del Camino. Para efectos de control por parte de las autoridades competentes, estos datos deben preservarse, sin que ello implique su uso o difusión. Esto en cumplimiento del artículo 2 de la ley 1266 de 2008, en el artículo 27 de la ley 1480 de 2011 y en el artículo 2 de la ley 1581 de 2012

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

Dato público: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas no sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Aliados o encargados: Son los terceros quienes actúan en calidad de Encargados del Tratamiento de los Datos Personales.

6. PRINCIPIOS RECTORES:

Todas las actividades de tratamiento de datos personales de terceros por parte de LOS RESPONSABLES estarán sujetas a los siguientes principios:
Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere el presente documento, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la modifiquen, complementen o reglamenten.
Principio de finalidad: El Tratamiento que se dará a los datos personales, obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual se informa previa y expresamente al Titular;
Principio de libertad: El Tratamiento que se le dará a los datos, sólo se ejercerá con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento será tan veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, como sea posible.
Principio de transparencia: Vehículos del Camino garantiza el derecho del Titular, a obtener en cualquier momento y sin restricciones, salvo el formalismo de solicitud escrita y completa, la información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo se llevará a cabo por empresas o personas autorizadas por el Titular. Los datos personales, salvo la información pública, no los haremos disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Principio de confidencialidad: Quienes intervienen en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

7. FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS Y DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS POR LOS RESPONSABLES

Los datos que sean objeto de tratamiento por parte de LOS RESPONSABLES, serán tratados por LOS RESPONSABLES , las sociedades en las que tenga participación, con las que se fusionen o integre cualquiera sea la forma jurídica y las que se creen como resultado de una escisión, LOS RESPONSABLES en el desarrollo de su objeto y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos usuarios, empleados, proveedores, acreedores, entre otros; recopilan constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos, al otorgar su autorización además de las finalidades expresamente indicadas en la correspondiente autorización, usted autoriza a LOS RESPONSABLES para los los siguientes fines:

• El cumplimiento de su objeto social
• El desarrollo de las relaciones contractuales, comerciales, laborales u otras que se tengan con clientes, proveedores, empleados y terceros.
• Envío de información por cualquier medio conocido o por conocer (correo electrónico, físico, sms, llamadas telefónicas, etc.) acerca de campañas, información de productos y servicios.
• Gestión de tramites (solicitudes, quejas, reclamos).
• Evaluación niveles de satisfacción tras cualquier interacción comercial, como la comercialización de vehículos, partes y/o accesorios o la prestación de servicios de taller.
• Información y comunicación de campañas técnicas emitidas por la casa matriz o por nosotros, enfocadas a mejoras técnicas de su vehículo o correcciones y actualizaciones que pudiera requerir.
• Recordatorio y ofrecimiento de opciones de tiempo y condiciones para el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos.
• Suministro de infomación acerca del proceso y avance de reparación de los vehículos
• Autorizaciones acerca de reparaciones, partes o accesorios que los vehículos puedan requerir durante el proceso de reparación
• Suministro de información acerca de la llegada de partes o accesorios pendientes de entrega o instalación en su vehículo
• Suministro de información de novedades de la marca de su vehículo
• Suministro de información de recomendaciones o sugerencias para el manejo y cuidado de su vehículo.
• Ofrecimiento de servicios complementarios relacionados con los vehículos, de orden financiero, de seguros o de otra índole, que sean desarrollados por nosotros o nuestros aliados comerciales
• Notificaciones de actividades, promociones, ofertas y lanzamientos.
• Programas de fidelización, campañas y estrategias de marketing y publicidad
• Envío de: muestras, catálogos y publicaciones relacionadas con los productos y servicios prestados por nosotros.
• Seguridad y adecuado funcionamiento de las instalaciones y las sedes en los cuales LOS RESPONSABLES desarrolla su actividad comercial, a través de monitoreo por cámaras de video vigilancia.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por LOS RESPONSABLES con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados).
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
• Compartir con terceros que colaboran con LOS RESPONSABLES y/o con OPERACIONES JARDINES SAS y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, relaciones públicas entre otros.
• Soportar los procesos de auditoría de la empresa.
• Desarrollar procesos de selección y contratación de la compañía y/o con OPERACIONES JARDINES SAS.
• Prevenir el fraude y otras actividades ilegales o prohibidas por las leyes de la Republica de Colombia y/o leyes internacionales.
• Formalizar el contrato de trabajo, contrato de prestación de servicio o de compra o venta de bienes o servicios.
• Disponer de manera permanente de datos actualizados de contacto para eventualidades de salud, legales, sociales, etc.
• Registro inicial, actualización, modificación o supresión en las entidades prestadoras de salud, de riesgos laborales y profesionales, fondos de pensiones y cesantías públicos o privados, Cajas de compensación familiar, Dirección de impuestos y aduanas nacionales, Departamento nacional de estadística, Secretaría de Hacienda Distrital, Superintendencia de Sociedades, Servicio Nacional de Aprendizaje, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, entidades financieras, Cooperativa de empleados, etc.
• Autorizaciones de recogida y/o entrega de documentos, bienes y servicios ante terceros.
• Transmitir y/o transferir datos personales a clientes, proveedores y otros, para procesos de formación o capacitación, autorizaciones de manejo de software dentro o fuera de las instalaciones de Vehículos del Camino, inherente a la labor desarrollada, así como para actividades propias de dichos terceros, dentro del marco profesional.
• Citaciones a reuniones y actividades propias de la relación laboral, contractual, comercial o de dirección.
• Consulta en listas restrictivas para el cumplimiento de obligaciones legales de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

• LOS RESPONSABLES tendrá la facultad de registrar con fines estadísticos, de medición, control y mejora en el rendimiento, la información referente a las acciones realizadas por sus usuarios; Entre ella se encuentra y no se limita a las visitas a nuestro sitio web, incluyendo las visitas a las páginas, el tiempo permanecido en ellas, los enlaces seleccionados, los términos de búsqueda introducidos y cualquier otra acción que realice para conectarse a la página web de LOS RESPONSABLES el Protocolo de Internet (IP), tipo de navegador y lenguaje, los tiempos de acceso, el Identificador Uniforme de Recursos (URI) del sitio web desde el cual accedió a nuestro sitio y la URL que navega por fuera de nuestro sitio si selecciona un enlace a nuestro sitio.

• Al recibir boletines de noticias o promociones por correo electrónico, sms, entre otros de LOS RESPONSABLES , podremos almacenar la información estadística, a través del uso de enlaces personalizados o tecnologías similares, para determinar si el correo electrónico o sms fue abierto y las selecciones de los enlaces. Estos datos son utilizados para ayudar a determinar el uso y eficiencia en nuestras comunicaciones y mejorarlas constantemente para lograr mostrarle información que se adecue a sus preferencias y necesidades.

8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

De acuerdo con la ley 1581 de 2012 son datos personales sensibles “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.” Dentro de ellos se encuentran reconocidos también los datos de los menores de edad.
Dentro de los datos sensibles LOS RESPONSABLES podrán tratar datos biométricos tales como huella y voz los cuales pueden ser implementados en métodos de firma electrónica y en mecanismos de control de acceso, así como datos relativos a la salud de las personas y menores de edad en el desarrollo de las relaciones laborales, en todo caso frente a este u otro tipo de datos sensibles LOS RESPONSABLES deberán tratar datos de esta naturaleza, en el desarrollo de las relaciones con sus empleados y/o candidatos en procesos de selección especialmente los relativos a la salud, y eventualmente datos de naturaleza biométricos en la implementación de medidas de seguridad en sistemas de control de acceso a sus instalaciones o a algunos espacios físicos, en todo caso en el tratamiento de dichos datos se adoptarán medidas especiales de seguridad, y en todo caso cuando vaya a ser solicitada la autorización para el tratamiento de datos sensibles será advertido al titular las finalidades para las cuales serán tratados y les será informado que cuentan con el derecho de abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

9. TRATAMIENTO DE LOS DATOS DE MENORES DE EDAD

LOS RESPONSABLES procurarán en el desarrollo de su actividad económica no recaudar información de menores de edad, si usted tiene menos de 18 años de edad, sus datos solo podrán ingresar a nuestras bases de datos con el consentimiento expreso del representante legal del menor de edad.

De acuerdo con la Corte Constitucional Colombiana los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de LOS RESPONSABLES o que se soliciten requieren la autorización expresa del representante legal del niño, niña o adolescente, representantes estos a quienes LOS RESPONSABLES facilitará la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados. De acuerdo con lo anterior y en el evento en que nos sean suministrados datos por menores de edad, dichos datos estarán sujetos a las reglas que se señalan a continuación:

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
3. Que se obtenga autorización del Representante del menor.
4. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario.

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario.

De acuerdo con lo indicado en esta política LOS RESPONSABLES sólo tratarán datos de menores de edad, previo el respeto de los principios ya indicados en la recolección de la autorización y siempre y cuando para en el tratamiento de los mismos sean respetados los intereses superiores de los menores.

10. SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

LOS RESPONSABLES podrán recolectar datos personales a través de sistemas de videovigilancia previa presentación del aviso correspondiente, dichos datos serán recolectados y serán utilizados para su seguridad y la de las personas que visitan las instalaciones de LOS RESPONSABLES, así como para asegurar el adecuado funcionamiento de sus instalaciones y bienes, en todo caso serán aplicables las siguientes reglas a dichos datos:

• De acuerdo con los derechos consagrados en el régimen de tratamiento de datos los Titulares están facultados para ejercer su derecho de acceso a las imágenes tratadas mediante los sistemas de Vigilancia.
• Para acceder a las imágenes, debe verificarse que quien solicite el acceso tiene la calidad de TITULAR y ello debe ser verificado por el Responsable y/o Encargado del Tratamiento.
• Con el fin de garantizar que solo va a acceder a su información, y que no va a acceder a registros de terceros respecto de quienes no tiene autorización se debe solicitar al Titular solicitante datos como fecha, hora, lugar, entre otros, para asegurar la ubicación de la imagen y limitar la exposición de imágenes de terceros, en caso de que no pueda evitarse la exposición de la imagen de terceros, deberá abstenerse de permitir el acceso a dichas imágenes con el fin de asegurar los derechos de los terceros.
• Si en la imagen aparece un (unos) tercero(s) Titular(es) de datos personales, se deberá contar con la autorización de dicho(s) tercero(s) para el acceso (muestra) y/o la entrega de la cinta o grabación, salvo que se trate de una autoridad en ejercicio de sus funciones.
• Si no se tiene la autorización de los terceros para divulgar la información contenida en la cinta o grabación requerida, el Responsable y/o Encargado del Tratamiento deben garantizar la anonimización de los datos de los terceros tomando medidas encaminadas a tal fin, como hacer borrosa o fragmentar la imagen de dichos terceros, en caso de no contar con los medios tecnológicos para hacerlo deberán abstenerse de permitir el acceso y/o la entrega de la misma.

11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN

En virtud de la autorización otorgada LOS RESPONSABLES podrán hacer la transmisión y/o transferencia internacional de los datos entre sí y a Bruno Fritsch S.A domiciliada en Chile y con numero de identificación 84807200-1, y podrán hacer la transferencia de los datos a las compañías importadoras y/o ensambladoras de las marcas por ellas comercializadas, siendo entre otras las siguientes:

• Ford Motor Colombia S.A.S., con NIT. 900780755 – 2, domicilio principal en la ciudad de Bogotá, en la Carrera 7 No. 113-43 Of.1101, y correo electrónico de contacto contactoford@atento.com.co, para que ésta, en calidad de responsable de los datos personales, trate la información para cualquiera de las finalidades indicadas en esta sección.
• Mazda de Colombia S.A.S., con NIT. 900703240 – 3, domicilio principal en la ciudad de Bogotá, en la Carrera 7° N° 75-66 oficinas 601 y 602, y correo electrónico de contacto servicioalcliente@mazda.co, para que ésta, en calidad de responsable de los datos personales, trate la información para cualquiera de las finalidades indicadas en esta sección.
• Derco Colombia S.A.S., con NIT. 900327290 – 9, domicilio principal en Km 19 Autopista Norte Vía Bogotá – Chía, y correo electrónico de contacto servicioalcliente@derco.com, para que ésta, en calidad de responsable de los datos personales, trate la información para cualquiera de las finalidades indicadas en esta sección.

12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los siguientes son los derechos que podrán ejercer los titulares de los datos mediante los canales dispuestos por LOS RESPONSABLES:

a) Conocer, actualizar, rectificar y consultar sus datos personales en cualquier momento frente a LOS RESPONSABLES o Encargados del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LOS RESPONSABLES o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para tal efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.

c) Ser informado por LOS RESPONSABLES o Encargados del Tratamiento, previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que se le ha dado a los mismos.

d) Presentar ante la Autoridad Competente -Superintendencia de Industria y Comercio- quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a nosotros.

e)  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre y cuando no exista un deber contractual o legal que impida la eliminación de los datos.

f) Solicitar la corrección y/o actualización de sus datos.

g)  Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, para la cual la compañía se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.

h) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

13. OBLIGACIONES DE LOS RESPONSABLES

LOS RESPONSABLES reconocen que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, harán uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sean facultados en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permiten informar los deberes que asume en su calidad de responsables del tratamiento:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

b) LOS RESPONSABLES deberán buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento y conservar copia de dicha autorización.

c) LOS RESPONSABLES deberán informar de manera clara y expresa a sus usuarios, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos, la finalidad de dicho tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios pueden ser el envío de correos electrónicos, mensajes de texto, entre otros.

d) LOS RESPONSABLES deben informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.

e)  En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.

f)  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g)  LOS RESPONSABLES deben informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento.

h)  LOS RESPONSABLES deberán garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en el presente manual.

i) LOS RESPONSABLES deberán conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

j)  Garantizar que la información que se suministre a los Encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

k)  Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a los Encargados del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.

l)  Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a los Encargados del Tratamiento.

m) Suministrar a los Encargados del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento estén previamente autorizados de conformidad con lo previsto en la correspondiente autorización así como en esta política.

n) Exigir a los Encargados del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

o) Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la Ley o en la presente política.

p) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.

q) Informar a los Encargados del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.

r)  Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

s)  Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

t)  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. AUTORIZACIÓN

Para el tratamiento de los datos personales por parte de LOS RESPONSABLES se requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual será obtenida por cualquier medio verbal (dejando su constancia), escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, entendiéndose en todo caso que esta autorización será dada al inscribirse en nuestras oficinas, puntos de venta y/o en la página web y aceptar la recolección y tratamiento de los datos. LOS RESPONSABLES conservarán la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

Cualquier modificación que sea efectuada a estas políticas o la forma en que utiliza su Información personal, será anunciada y publicada mediante un aviso antes de la aplicación de las nuevas condiciones, y todos los términos modificados entrarán en vigor automáticamente cinco (5) días después de la aparición de un aviso en nuestro sitio web.

15. CASOS EN LOS CUALES LOS RESPONSABLES NO REQUIEREN AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS, O PARA LA ENTREGA DE LOS DATOS QUE TENGAN EN SU PODER

• Cuando la información sea solicitada a LOS RESPONSABLES por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
• Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
• En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
• Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas o que repose en registros públicos debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

16. PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Los canales dispuestos para el ejercicio de los derechos por parte de los titulares son email: pqr@autoland.com.co, dirección: Autoland: Avenida Carrera 70 # 95-15 Bogotá Vehículos del Camino y Consultores de seguros Autoland: Calle 31 43ª 03 Medellín.

ELIMINACIÓN O SUPRESIÓN

Si desea que LOS RESPONSABLES lo retiren de sus bases de datos, lo debe manifestar de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a los canales ya indicados.
De no manifestar su interés de retirarse de las bases de datos, LOS RESPONSABLES continuará el tratamiento de los mismos, acorde con lo establecido en el Decreto 1377 de 2013.

ASPECTOS COMUNES A LAS PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de LOS RESPONSABLES para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a los canales ya indicados.

Una vez recibida por, la consulta o reclamos, será radicada en la fecha, día y hora de su recepción y se le aplicarán los términos de respuesta y los procedimientos consignados por la Ley 1581 de 2012 y que se indican a continuación.

En todo caso la solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

1. Nombre completo y apellidos del solicitante y del titular.
2. Datos de contacto, indicando si es posible tanto dirección física como electrónica y teléfonos.
3. Medio para recibir respuesta a su solicitud o dirección de notificación.
4. Hechos que dan lugar a la solicitud.
5. Derecho que desea ejercer, indicando si es una consulta, si desea ejercer el derecho de supresión, si es una actualización, si solicita prueba de la actualización, si es una rectificación, etc.
6. Firma y numero de identificación.

• Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane los requisitos faltantes. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la misma.
• En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida.
• Recuerde que, para acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos ante LOS RESPONSABLES.

Trámite de las Consultas:

El término máximo para atender la solicitud será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Trámite de los reclamos:

El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Respuesta

La respuesta a las peticiones, consultas o reclamos será dada dentro de los términos indicados, de manera escrita a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante; Cuando el solicitante suministre una dirección física y una electrónica, o más de una dirección LOS RESPONSABLES podrán elegir a cuál dirección enviar la comunicación, entendiéndose cumplida la obligación de respuesta con el envío a cualquiera de ellas.

LEGITIMADOS PARA ADELANTAR LOS RECLAMOS Y CONSULTAS Y A QUIENES PUEDE SER SUMINISTRADA INFORMACIÓN DE LOS TITULARES:

• A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a LOS RESPONSABLES
• A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
• A los terceros que sean autorizados por Ley.
• A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a LOS RESPONSABLES.

17. COOKIES

Las cookies son archivos que recogen información a través de una página web sobre los hábitos de navegación de un usuario o de su equipo, permiten a una página web, entre otras cosas, almacenar y recuperar información sobre los hábitos de navegación del usuario o de su equipo y, dependiendo de la información que contengan y de la forma en que utilice su equipo, pueden utilizarse para reconocer al usuario y/o al equipo, por lo que eventualmente podrían conformar una base de datos de acuerdo a la definición legal de la Ley 1581 de 2012 siendo aplicables los principios rectores para la administración de datos, ya indicados en esta política.

Las cookies de este sitio web se usan para para asistirlo mejor con información más personalizada y para facilitar su acceso y uso del Sitio, personalizar el contenido y los anuncios, ofrecer funciones de redes sociales y analizar el tráfico. Además, podremos compartir información sobre el uso que haga del sitio web con nuestros partners de redes sociales, publicidad y análisis web, quienes pueden combinarla con otra información usted les haya proporcionado o que hayan recopilado a partir del uso que haya hecho de sus servicios.
Si usted no desea que se recopile información mediante el uso de cookies, puede a través de su navegador rechazar el uso de cookies.

18. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Los Datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado (salvo que se solicite y exista un deber legal de conservarlos). Las bases de datos de LOS RESPONSABLES tendrán un periodo de vigencia indefinido ya que el tratamiento de los mismos será necesario mientras subsistan LOS RESPONSABLES y el desarrollo de su objeto social, en todo caso este término no será inferior a (50) años.

La presente versión de esta política rige a partir de la fecha de su publicación, la cual reemplaza de manera completa toda disposición o política de tratamiento de datos anterior, y estará vigente de manera indefinida y durante el tiempo que LOS RESPONSABLES ejecuten las actividades descritas en ella y las mismas se correspondan con las finalidades de tratamiento que inspiraron la presente política.
Cualquier modificación que sea efectuada a esta política será publicada en la misma forma que la política inicial y entrará a regir a partir de la fecha de su publicación.

19. MECANISMOS DE PROTECCIÓN Y PRIVACIDAD DE SU INFORMACIÓN PERSONAL

LOS RESPONSABLES se comprometen a conservar la información y su contenido, de manera estrictamente confidencial y almacenada en servidores que cumplen con los estándares de seguridad necesarios para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y así garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data. Como cliente, proveedor, empleado o tercero titular de los datos objeto de tratamiento por parte de LOS RESPONSABLES, dispondrá en todo momento de los derechos de información, rectificación y supresión de sus datos personales, así como los demás derechos reconocidos en la ley tal como se describe en los apartes anteriores.
Toda la información almacenada por LOS RESPONSABLES es y será administrada con absoluta confidencialidad y conforme lo dispone la legislación vigente, incluyendo en su tratamiento todas las medidas de seguridad necesarias para ello.